Vous quittez votre maison, pour déménager en France ou à l’étranger ? Cette étape peut générer des montagnes de documents dont vous sous-estimez peut-être l’ampleur. Voici comment vous organiser et permettre également de « localiser » en quelques secondes tout document important dont vous pourriez avoir besoin en passant par un vrai classement de documents.
Du 1er jour de votre préparation de déménagement jusqu’à votre arrivée puis votre installation effective , votre parcours va créer un fil d’Ariane composé de formulaires, de lettres, de rapports, d’accords, de contrats, d’attestations, de factures et d’autres documents. Et ce stock croissant de paperasses ne diminuera pas une fois que vous serez installé.
Être propriétaire ou locataire génère un flux quasi infini de documents les plus divers : des nouveaux manuels d’utilisation des appareils électroménagers aux permis pour des travaux de rénovation , des factures du déménageur ou de la location de voiture, aux déclarations fiscales ou attestations d’employeurs: tout doit être stocké en toute sécurité afin que vous puissiez toujours trouver ce que vous cherchez, facilement et surtout sans stress.
Vous vous demandez peut-être si vous pouvez vous passer des documents en papier et stocker certains documents uniquement sous forme numérique. Le stockage numérique est une bonne sauvegarde pour classer les documents importants. Il est par exemple beaucoup plus facile de rechercher vos fichiers informatiques par nom pour les localiser rapidement (mais seulement à partir du moment où vous les avez nommés correctement afin qu’ils puissent être localisés par le moteur de recherche de votre ordinateur).
Attention, vous devrez toutefois toujours conserver les originaux de la plupart de vos documents, que vous pourrez par contre ranger dans une boîte hermétique.
Commencez par numériser (scanner) les dossiers financiers, les déclarations de revenus, les différents contrats, les factures et les reçus correspondants. Scannez également les documents personnels clés tels que les passeports de chaque membre de la famille (y compris les derniers visas s’ils en contiennent), les certificats de naissance et de décès, le livret de famille (chaque page), les permis de conduire (français et international), etc afin de dispose d’une copie facilement récupérable. Mais une fois que vous stockerez ces copies numériques dans le cloud, sur un disque dur externe ou un serveur personnel, vous aurez toujours besoin de classer et de stocker les documents originaux en toute sécurité .
Pour éviter de vous noyer dans une masse de papier, mettez en place un principe d’organisation et de classement des documents importants dans le cadre de votre déménagement et de votre installation dans votre nouveau logement.
Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.
Rassemblez vos documents importants
La première étape peut être la plus fastidieuse, mais aussi la plus importante : rassemblez tous vos documents au même endroit afin de pouvoir les classer plus facilement et les stocker ensuite en toute sécurité. Voici des exemples de types de dossiers liés à la maison et d’autres documents que vous devriez rassembler :
– Contrat de vente ou d’achat de votre maison ;
– Convention de location;
– Avenants ;
– Rapports de diagnostics techniques de votre maison ;
– Contrats d’assurance ;
– Titres de propriété;
– Contrat d’hypothèque;
– Garanties de la maison et équipements comme le chauffage, des panneaux solaires ou une pompe à chaleur, la climatisation et les gros appareils
électroménagers ;
– Manuels d’utilisation des systèmes et des appareils ;
– Plans de construction et permis pour les rénovations passées ;
– Baux et contrats transférables du vendeur;
– Contrats de service et reçus pour l’entretien de la pelouse et du jardin, l’entretien de la piscine, etc.
A noter: en ce qui concerne les modes d’emploi et autres notices techniques, il est souvent possible d’en télécharger directement une version numérique via le site de la marque concernée, ou à défaut sur l’une des nombreuses plateformes proposant ce service
Tant que vous rassemblez des documents importants de votre achat de maison pour les organiser et les classer, pensez à profiter de cette occasion pour rassembler d’autres documents que vous voudrez peut-être conserver dans un endroit sûr et facilement accessible.
Voici une bonne liste de contrôle :
– Certificats de naissance et de décès ;
– Contrat de mariage ;
– Cartes de sécurité sociale;
– Contrat de mutuelle santé
– Passeports ;
– Cartes d’identité
– Testaments ;
– Dossiers médicaux;
– Contrats et conditions d’assurance;
– Documents & factures liés aux véhicules de la famille ;
– Documents liés aux cartes de crédit ;
– Documents d’investissement ;
– Documents et contrats de prêt ;
– Relevés bancaires ;
– Dossiers fiscaux;
– Relevés de notes et diplômes ;
– Factures et reçus mensuels.
etc …
Configurez un système de classement
Une fois que vous avez rassemblé tous les documents concernant l’achat ou la location de votre maison, et autres documents en un seul endroit, prenez le temps de les trier, de réaliser un 1er classement de documents. Divisez-les en piles en fonction de l’ordre d’importance, avec des éléments tels que les certificats de naissance, les cartes de sécurité sociale et les actes de propriété en tête et les anciens dossiers fiscaux et anciens relevés de notes mis de côté.
Ensuite, jetez un coup d’œil attentif à ces piles de papier à faible priorité et mettez dans des cartons tout ce que vous pouvez pour éliminer l’encombrement, en attendant un tri final avant élimination
La paperasserie qui ne devrait plus vous servir comprend:
– Relevés bancaires imprimés datant de plus de cinq ans ;
( il est aussi peut être temps de passer au numérique et de télécharger ceux-ci chaque mois sur votre espace bancaire)
– Relevés de carte de crédit (conservez ceux liés aux achats importants comme preuve de paiement);
(même remarque que précédemment sur l’intérêt de passer au numérique)
– Les déclarations de revenus datant de plus de 3 ans (à partir de l’année qui suit l’année d’imposition concernée.)
Vous pouvez également retrouver vos déclarations et attestation dans votre espace personnel sur le site impots.gouv
– Factures et reçus datant de plus de trois ans ; (attention, dans le cas d’appareils garantis, il faut conserver les originaux des factures d’achat jusqu’à la fin de la garantie)
– Contrats de service, garanties et baux expirés.
Etc
(Suite à cet article sur le classement de documents, nous publierons prochainement un autre article sur les délais de conservation légaux de chacun d’entre-eux)
Vos piles de documents peuvent désormais être organisées de manière à rendre la future recherche d’un document spécifique rapide et intuitive. Cela peut être alphabétique ou chronologique, bien que la plupart des gens trouvent que le classement des documents par sujet reste l’approche la plus logique. Ainsi, les dossiers personnels vont tous dans une seule boîte, les dossiers bancaires dans une autre, les documents d’achat ou de location de la maison + matériels dans un troisième, et ainsi de suite.
Envisagez d’adopter le principe du code couleur pour regrouper les documents connexes. Avec ce système, vous pouvez trouver la catégorie générale de documents que vous recherchez en un coup d’œil, mais évitez le problème de surcharger un seul dossier avec des centaines de feuilles de papier.
Attribuez une couleur primaire à une catégorie de fichiers (rouge pour la maison, par exemple), avec les documents les plus importants de cette catégorie dans le dossier le plus clair (rapports de diagnostic, acte de propriété). Décomposez ensuite la catégorie en classant les documents secondaires mais connexes dans des dossiers de différentes nuances d’une même couleur (rose pour les garanties, les manuels d’utilisation et les contrats de service, par exemple).
N’oubliez pas que plus vous divisez votre système en catégories et sous-catégories, moins le processus de recherche de documents spécifiques prendra du temps et sera chronophage à l’avenir. Pour garder une trace du système de classement que vous avez mis en place, créez un index de fichiers simple avec une table des matières pour vous assurer de ne pas mal classer ou égarer un document important, et vous y retrouver très facilement & rapidement.
Choisissez où et comment stocker vos documents
Vous pourriez être tenté d’empiler vos dossiers dans une boîte et de la ranger dans un coin du grenier ou du sous-sol. N’oubliez pas que de nombreux documents importants sont difficiles et coûteux à remplacer (voire parfois même impossibles) s’ils sont endommagés par l’eau, la chaleur, la moisissure ou les rongeurs.
Au lieu de cela, trouvez un endroit dans une pièce ayant une température relativement constante qui ne soit pas sujette aux inondations, ni à la chaleur ou au froid extrême ou aux parasites. Un bureau à domicile , un placard de rangement ou même parfois sous le lit, tout cela fonctionne plutôt bien.
Il existe un certain nombre de boîtes ou mini conteneurs que vous pouvez utiliser pour stocker des documents importants à la maison, des boîtes de banque à l’ancienne au coffre- fort ignifugé . Les conteneurs en plastique noir avec couvercle, ou les classeurs verticaux en métal avec dossiers suspendus restent souvent une bonne solution
Quelle que soit la méthode de stockage que vous choisissez, assurez-vous de sauvegarder numériquement des copies de tous vos documents personnels et personnels importants. Stockez-les dans le cloud, sur une clé USB conservée dans un coffre-fort, ou chez un avocat ou un ami de confiance.
Sur votre espace numérique, adoptez la même classification en mettant vos dossiers en couleur :une application gratuite comme « Rainbow Folders » ou similaire vous permet de choisir la couleur de vos dossiers d’un simple clic (droit), ce qui va faciliter votre classement par code couleur.
Puis créez une sorte d’arborescence avec vos dossiers principaux et vos sous-dossiers et surtout prenez le temps de bien nommer chaque fichier en y mettant son nom et sa classification
Vous ne regretterez pas ce temps passé à ce classement de documents, dès que vous entamerez votre 1ère recherche.
Avez-vous lu notre précédent article « Mobilité des salariés: points importants à prévoir pour leur déménagement et installation »
